【導入事例】サービス種別ごとに勤怠を分けられることが決め手。1日かかっていた集計は30分ほどで完了

法人全体の労働時間は出せても、「誰がどのサービスに入っていたか」が出せなかった

当社は訪問介護、通所介護、有料老人ホームなど複数のサービスを運営しています。勤怠はサービス種別ごとに分けて管理しています。
介護事業所にとって、シフト作成や勤怠管理は現場を円滑に回すためだけのものではありません。経営やコンプライアンスの面でも、極めて重要な業務だと考えています。

ジョブメドレーアカデミーの勤怠管理を導入する前は、他社の勤怠システムを使っていました。その前は紙のタイムカードで、職員ごとの用紙に手書きで記録してもらい、それを毎月集計していました。集計だけで1日はかかっていましたし、何より「この集計、本当に合っているんだろうか」という答え合わせができないことが、当時いちばん怖かったです。

システムを入れてからも課題が残りました。前のシステムは勤務パターンが1つしか設定できず、9時から18時といった形でしか打刻を管理できなかったのです。法人全体の総労働時間は出るのですが、当社が県に提出する書類では「この職員が何時から何時まで、どこに入っていたか」を示す必要があります。それが出せませんでした。

サービスごとに分けられること、そして研修と一緒に使えること

切り替えを検討したきっかけは、まさにその点です。ジョブメドレーアカデミーの勤怠管理なら訪問は訪問、通所は通所、有料は有料と、分けて勤怠を出せる。これがとても良いと思いました。

他社の勤怠サービスも検討しました。ただ、初期設定を自分たちでやるとかなり大変そうで、業者に依頼すると別途費用がかかります。最初に提示されたのが70万円で、トータルでは100万円ほどになる見積もりでした。費用対効果を考えると踏み切れず、見送りました。

もともと職員研修でジョブメドレーアカデミーにお世話になっていたので、その流れで勤怠も、という判断でした。

不安がなかったわけではありません。前のシステムは職員ごとの集計がPDFで出力されていたのですが、ジョブメドレーアカデミーの勤怠管理はCSVでの出力なので、自分たちで集計する必要があります。当初は「この項目で労働基準法に合っているのか」と気になったこともありました。今はExcelのピボットテーブルを使って集計しています。出したい項目を自分たちでカスタマイズできるのは、かえって利点だと感じています。

初期設定は1時間ほど。職員には「これがスマホになるだけ」と伝えた

初期設定については、正直あまり苦労した記憶がありません。研修で使っていた職員名簿がそのまま使えたので、あとは振り分けるだけでした。当社はシフト体系が12種類ほどあるのですが、それも全部入れられましたし、前月をコピーする機能もあったのでやりやすかったです。全体で1時間程度だったと思います。わからないところはカスタマーサクセスの方に何度か問い合わせて、その都度解決しながら進めました。

職員への案内は、月1回のミーティングで「1か月後に勤怠システムを切り替えます」と伝えただけです。以前のシステムでもパソコンから自分で打刻していたので、自分で操作すること自体には職員が慣れていました。「これがスマホになるだけだよ」と話したら、それで通じました。

説明資料も少しは用意したと思いますが、みんなすぐに覚えてくれました。一人わかる職員に教えると、その職員が周りに教えてくれる。これはとても楽でした。私のところに質問が来ることは、ほとんどありませんでした。

スマホのアプリを入れること自体に抵抗がある方は、どこの職場にも一定数いると思います。ただ、スマホを持っている高齢の職員は前向きな方が多く、実際すぐに覚えてくれました。操作が簡単だからだと思います。

集計作業は30分ほど。訪問職員も事業所に来なくても打刻できる

打刻時刻と実際の勤務時間のズレを確認する作業は、今も手をかけています。8時45分に来ていても9時で打刻することになっている、といった差は一人ひとり見る必要がありますし、打刻を忘れる職員もいます。

ただ、そこまで揃ってしまえば集計そのものは本当に早く、30分ほどで全部終わります。紙の頃に1日かけていたことを思うと、まったく違います。
手作業での転記ミスや計算ミスがなくなったことも大きいです。集計だけでなく、確認や修正、書類づくりまで含めると毎月数日かかっていた事務作業を、圧倒的に短縮できました。特に県に提出する書類はミスが許されません。毎月の締め日に頭を悩ませていた作業が楽になり、そのまま記録として残せるのは本当に助かっています。

現場にとって大きかったのは、自分の勤務と休みをスマホで確認できるようになったことです。訪問の職員や、そもそも事業所に来ない職員もいますから、手元で確認できて、間違いがあれば自分で修正できるのはとても使いやすいと思います。

「ここまで職員に任せているんですか」と、同業者に驚かれる

同業の方にこの運用を話すと、「そこまで職員に任せているんですか」と驚かれることがあります。おそらく事業所側でガチガチに管理しているところが多いのだと思います。
紙の頃は、事務員が用紙を集め、一人ひとりの勤務実績を確認して手作業で入力・修正していました。それが、職員自らが入力・申請する仕組みに変わった。このことが、現場の構造を大きく変えたと思います。

自分のスマホで、自分の勤怠を自分で管理する。これは職員を信頼しているからこそできることです。変なことはしないだろうという前提で任せています。月末には、研修の受講と勤怠のチェックを職員に何度も呼びかけています。「これも仕事の一部ですよ」と言うと、すぐに動いてくれます（笑）。そういう姿勢は職員の働きやすさにも、新しい方の採用や定着にも、よい影響を与えていると思います。

同業の方におすすめするとしたら、まず「職員が自分で自分の勤怠を管理できるので楽になりますよ」と伝えたいです。それから、ジョブメドレーアカデミーを利用していれば追加料金なしで使えるという点も。

特に、まだ紙で管理されている事業所さんには強くおすすめしたいです。紙は印刷して配って回収してと、それだけで大変ですから。スマホやパソコンで修正もできるようになると、職員にとても喜ばれると思います。

今後の展望

シフト作成は現在もExcelで行っています。希望シフトの回収も、職員が慣れているLINE WORKSのアンケート機能を使っていて、ここをジョブメドレーアカデミーに寄せていきたいというのが次の課題です。

事業所ごとの勤怠管理や有給管理も、「こうしてほしい」と言い続けてきたことをバージョンアップで反映していただいています。今後もよろしくお願いします。