【導入事例】研修と同じアプリで、70代・80代の職員も全員が自分で打刻。月末3日かけていた勤怠の確認がなくなった

月末の3日間、時間を間違えないよう何度も確認していた

当社は神奈川県で障がい福祉、介護、住宅型有料老人ホームなど複数の事業所を運営しています。

勤怠をシステム化する前はずっと紙のタイムカードで管理していました。月末に私がExcelに転記し、社会保険労務士さんや税理士さんにお願いして給与を計算してもらう流れです。

手で転記している以上、打ち間違いの心配はどうしてもつきまといます。勤怠の時間は給与に直結するので、間違えるわけにいきません。月末には3日ぐらいかけて何度も確認していましたし、ダブルチェックの担当も別に置いていました。ただでさえ忙しい月末に、それだけの時間と人手を取られていたんです。

それでも長く変えられなかったのは、職員の年齢層が理由です。当社には70代、80代の方が働いてくださっていて、20年近く勤めている方もいます。ずっとタイムカードでやってきたので、「なんで変えるの」となる。覚えることが増えると大きなストレスになりますし、無理に進めると職員の負担になってしまいかねません。みんなができないことを押し付けるのも嫌だったので、仕方ないと思っていた時期もありました。

約20社を試して、すんなり使えたのは、研修で使っていたジョブメドレーアカデミーだった

ただ、このまま毎月3日かかる確認作業を続けるのも難しいと感じていました。職員の負担にならない形で、勤怠専用のシステムを入れようと決めました。

最初に話を聞いたのは、研修でお付き合いのあったカスタマーサクセスの方です。実際の画面で何度か説明してもらい、私自身はすごくわかりやすいと感じました。ただ、うちの職員でも本当に使えるのかは確かめたかったので、展示会で体験できるものや無料体験があるものなど、ほかのサービスも全部試しました。20社ぐらいになると思います。

管理する私の目線だけなら、正直どれでもいいと思っていました。でも実際に職員へ下ろしてみると、どこもみんな抵抗するんです。スマートフォンに触るだけで「もう無理です」という人もいますから。その中で、ジョブメドレーアカデミーだけはみんながすんなり入ってくれて、「嫌です」という声が出なかったんです。その様子を見て、私も「なんでこんなに簡単なんでしょう」と驚いたほどです。

説明はマニュアルの通りに。研修と同じアプリだから、一から覚える必要がなかった

職員への説明会で、特別な準備はしていません。いただいたマニュアルを全員分印刷して配って、そこに書いてある通りに説明しただけです。

このマニュアルが本当によかったです。年齢を重ねた方は、目で見てわかる形で、一度具体的に頭に入れてからでないと納得しないところがあります。若い人なら説明しただけでやってくれますが、そこが違う。スマホで研修を受けていなかった職員も、マニュアルに沿ってアプリをダウンロードして開いてみたら、「あ、本当だ、ボタンを押すだけじゃん」となっていました。

それに、研修と同じアプリで打刻できる点も大きかったです。すでに研修をスマホで受けていた職員は「あ、画面に出てきた」という感覚で、新しいアプリを一から覚える必要がありませんでした。他のサービスで試したときは本当に大変でしたが、ジョブメドレーアカデミーは画面を読み込んだらすっと入れました。

今は代理打刻もなく、全職員が自分で打刻しています。

3日かけていた確認がなくなり、利用者さんと関わる時間が増えた

一番変わったのは私の時間の使い方です。月末に3日かけて何度も確認していた作業が一気になくなりましたし、ダブルチェックをする人も必要なくなりました。ただ、仕事が楽になったというよりも、利用者さんと関わる時間が増えたことや、代表として事務に使っていた時間を別の仕事に充てられるようになったことのほうが大きいです。時間を効率化できたのは、ジョブメドレーアカデミーの研修と勤怠管理のおかげだと思います。

職員にも変化がありました。研修もスマホで簡単に受けられるとわかって、スマホを嫌がっていた人が自分からスマホに乗り換えてくれたんです。以前はパソコンを貸して、研修画面を開くところから手伝っていましたが、今は自宅や移動中に各自で受けてくれています。勤怠と研修を通して、「スマホって便利なんだ」とわかってくれた職員が多いと感じています。

運営指導の準備も楽になった

2025年から運営指導がとても増え、障がい福祉、介護、住宅型有料老人ホームと、いくつもの事業所に一斉に来ています。

以前は紙のタイムカードをもとに細かく確認されることもありましたが、今はシステムから勤怠データを出力して、そのまま提出できています。準備がずっと楽になりました。担当の方からも見やすいと言っていただけました。社会保険労務士さんとのやりとりもしやすくなりました。

勤怠管理は追加料金なしで使える

知り合いの社長たちの集まりで、「本当にいいよ」と発表してしまったぐらいです。何人かはその後、実際に導入したと聞きました。おすすめしたい理由は、法定研修も勤怠も、ひとつのアプリで全部まとまっていることです。手間がかからないし、面倒くさくない。

迷っている方には、追加料金なしで勤怠管理まで使えるメリットと、これまでかけていた確認業務の負担をぜひ比べてみてほしいです。特に、高齢の職員が多い事業所さんや、システムに抵抗がある職員がいる事業所さんには、ぜひ試してみてほしいです。

今後の展望

シフトは今、私がExcelで2か月先まで作っています。まず案を貼り出して、都合が悪い日を毎月10日までに記入してもらい、15日に確定版を出す流れです。

同じ時期に介護記録ソフトの導入も進めていて、職員はまだいろいろ慣れている最中です。一度に全部変えるとパンクしてしまうので、シフトは来年の初めごろにジョブメドレーアカデミーに移行できたらと考えています。勤怠とシフトがつながって見られるようになれば、職員も私ももっと楽になると思います。